Detrás de cada trabajador que inicia sus funciones sin estar registrado en el sistema de seguridad social hay un riesgo latente que el empleador carga sobre sus hombros sin quizás darse cuenta de la magnitud de lo que está asumiendo.
No se trata de burocracia innecesaria ni de un trámite que pueda diferirse hasta que haya más tiempo o más dinero.
Razones por las que ningún argumento excusa al empleador de afiliar desde el inicio
Algunos empleadores argumentan que no afiliaron porque el trabajador estaba en período de prueba.
Incluso si el propio trabajador aceptara voluntariamente no ser afiliado a cambio de un salario más alto, ese acuerdo sería nulo de pleno derecho y el empleador seguiría siendo responsable de las consecuencias.
Es por eso que las sanciones en esta materia son particularmente severas y que las autoridades laborales tienen amplias facultades para investigar, inspeccionar y penalizar a quienes incumplan.
El catálogo de sanciones que puede recibir un empleador negligente
Lo primero que ocurre es la apertura de un proceso administrativo sancionatorio ante los organismos de inspección del trabajo o de seguridad social, que puede culminar en la imposición de multas cuya cuantía depende de factores como el número de trabajadores afectados, el tiempo transcurrido sin afiliación y la actitud del empleador durante el proceso.
Pero las multas son solo el comienzo del problema.
Un solo accidente grave ocurrido durante el período de omisión puede generar obligaciones económicas que superen en muchas veces el valor total de los aportes que el empleador evitó pagar, destruyendo en poco afiliacion empleados nuevos empresa colombia tiempo lo que tardó años en construir.
La deuda que no desaparece: cotizaciones retroactivas e intereses que se acumulan
Independientemente de las multas y de la responsabilidad directa por prestaciones, el empleador también debe pagar todos los aportes que debió haber cotizado al sistema desde el primer día de labores del trabajador.
En muchos casos las entidades del sistema no aceptan plazos muy amplios para ponerse al día, lo que obliga al empleador a hacer erogaciones importantes en momentos en que además está enfrentando multas y posibles demandas.
Los derechos del trabajador y los caminos que tiene para hacerlos valer
En muchos países, las autoridades laborales tienen mecanismos expeditos para atender estas situaciones y cuentan con facultades para ordenar medidas inmediatas mientras se tramita el proceso sancionatorio.
El trabajador no necesita esperar a terminar la relación laboral para hacer valer sus derechos: puede exigir la afiliación mientras aún está trabajando para ese empleador, y la ley protege al trabajador que ejerce estos derechos frente a cualquier represalia que el empleador pueda intentar tomar en su contra.
Lo que le ocurre al empleador reincidente y el peso de una mala reputación laboral
Además, en muchos sistemas la reincidencia puede activar mecanismos especiales de vigilancia que implican inspecciones más frecuentes y un escrutinio permanente sobre todas las prácticas laborales de la empresa.
Más allá de las consecuencias directamente medibles en dinero, la reputación de un empleador que incumple sus obligaciones con los trabajadores sufre un deterioro que tiene efectos prácticos sobre su capacidad para atraer y retener talento, para acceder a contratos públicos, para obtener financiación y para mantener relaciones comerciales sólidas con socios y clientes que tienen sus propios estándares de cumplimiento.
Cómo garantizar el cumplimiento sin complicaciones
Frente a todo lo anterior, la solución es sorprendentemente sencilla: establecer un procedimiento claro dentro de la organización que garantice que ningún trabajador inicie sus labores sin haber sido afiliado previamente al sistema de seguridad social.
Los empleadores que entienden esto no solo evitan sanciones: también construyen organizaciones más sólidas, con equipos más comprometidos y con la tranquilidad de saber que operan dentro del marco de la ley.